Politica privind protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal

Protecția datelor cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările noastre principale și prin urmare acordăm o atenție deosebită protejării acestora.

Aceasta notă de informare descrie de ce și în ce mod prelucrăm datele cu caracter personal colectate de la sau transmise de dumneavoastră în momentul folosirii domeniului econtabilul.ro (denumit în continuare „Site-ul"), precum și informații privind drepturile dumneavoastră cu privire la aceste prelucrări.

Te invităm să citești următoarea Politică pentru a înțelege modul în care vor fi tratate informațiile furnizate.

În calitate sa de operator de date cu caracter personal, FORECAST MANAGEMENT TOOLS S.R.L., persoana juridica romana, cu sediul in Sat Giarmata Vii, com. Ghiroda, str. Parcului, nr.165/3, jud. Timiș, înregistrata la Registrul Comerțului cu numărul J2012001186353, Cod Fiscal 30211573, reprezentata prin dna. Simona Adriana ANDREICA (în continuare eContabilul) prelucrarează datele cu caracter personal întotdeauna în conformitate cu prevederile GDPR.

În acest document detaliem următoarele aspecte:

• ce tipuri de date cu caracter personal prelucrăm în legătură cu dumneavoastră;
• care sunt scopurile pentru care prelucrăm aceste și temeiurile pe care se întemeiază aceste scopuri;
• care este durata prelucrărilor datelor;
• care sunt persoanele cărora le transmitem date cu caracter personal;
• modul în care dumneavoastră vă puteți exercita drepturile prevăzute de legislația în vigoare.

Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, aceasta din urmă fiind persoana care poate fi identificată în mod direct sau indirect prin referire la elemente de identificare sau factori specifici privind identitatea acesteia. În concret, datele cu caracter personal pe care le prelucrăm cuprind date precum nume, prenume, număr de telefon, adresă de email, adresă profesională, funcție sau poziție, sau alte detalii despre situații personale sau materiale, cum ar fi data nașterii, vârsta, sexul, diverse numere naționale de identificare, înregistrări video, voce, corespondență, fotografii, etc.

Ne obligăm să respecte regulile și principiile de protecție a datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR, pentru a se asigura că toate datele sunt:

• Prelucrate în mod corect, legal și transparent;
• Colectate în scopuri specificate, explicite și legitime;
• Adecvate, relevante și limitate în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;
• Corecte și actualizate;
• Păstrate într-o formă care nu permite identificarea persoanelor vizate mai mult timp decât este necesar în raport cu scopul prelucrării;
• Procesate în conformitate cu drepturile persoanei vizate, într-un mod care să asigure o securitate adecvată a prelucrării, astfel încât datele să fie integre, confidențiale și disponibile.

Tipurile de date prelucrate

eContabilul prelucrează următoarele date:

În relația cu clienții noștri sau potențialii clienți

Dacă sunteți client sau potențial client al nostru sau reprezentant (inclusiv reprezentant legal, angajat, sau colaborator) al unui client de-ai noștri, vom utiliza datele dumneavoastră de identificare și de contact în vederea pregătirii și/sau furnizării serviciilor noastre, precum și pentru comunicarea cu dumneavoastră, în virtutea raportului juridic dintre noi si dumneavoastră/ clientul nostru, bazat astfel pe relația contractuală dintre noi. Temeiul de prelucrare a datelor dumneavoastră, în acest caz, este executarea contractelor noastre sau efectuarea de demersuri pentru încheierea unor astfel de contracte (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR), dacă sunteți sau doriți să deveniți clientul nostru, respectiv interesul nostru legitim de a asigura buna desfășurare a contractelor la care suntem parte sau pe care dorim să le încheiem (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR), atunci când dumneavoastră sunteți reprezentantul clientului nostru.

În funcție de obiectul contractului, este posibil să prelucrăm unele date cu caracter personal ale unor terți (de exemplu angajați/colaboratori ai dumneavoastră, reprezentanți ai autorităților). Putem obține astfel datele dumneavoastră direct de la dvs. sau de la societatea pe care o reprezentați, de la alti clienții noștri sau de la reprezentanții clienților noștri, precum și din surse publice (registre publice, pagini de internet ale autorităților/ societăților).

Aceste date sunt:

• informațiile pe care acesta le furnizați pentru a crea contul de utilizator care pot include dar nu se limiteză la nume, email, număr de telefon, adresă, nume de utilizator și parolă, cont bancar, număr de identificare Registrul Comerțului, cod unic de identificare;
• informații pe care le furnizați în vederea prestării serviciilor incluzând fără a se limita la date de facturare, date privind personalul dumneavoastră;

Vă rugăm să rețineți că, în anumite situații, este posibil ca noi să fim nevoiți sa ne abținem de la acceptarea unui angajament, dacă dumneavoastră nu ne transmiteți sau ne transmiteți în mod incomplet datele cu caracter personal care sunt necesare pentru a executa și implementa serviciile noastre.

Dacă dumneavoastră ne furnizați date cu caracter personal și/sau ne dezvăluiți secrete de afaceri sau comerciale care aparțin dumneavoastră sau rudelor, colegilor dumneavoastră, angajaților sau altor terți, vom presupune în general că dumneavoastră sunteți autorizat să ne dezvăluiți aceste date. Vom utiliza astfel de date numai în măsura necesară pentru executarea relației contractuale cu dumneavoastră, sau cu societatea pe care o reprezentați.

În același timp, vă rugăm să informați, în măsura în care este posibil, aceste persoane cu privire la transmiterea datelor lor către eContabilul și la modalitățile în care se prelucrează datele lor, conform acestei note de informare.

În temeiul interesul nostru legitim de a asigura buna desfășurare a contractelor la care suntem parte sau pe care dorim să le încheie, prelucram si următoarele date:

• informații privind utilizarea serviciilor de către dumneavoastra, incluzând dar fără a se limita la tipul de servicii solicitate, data si intervalul de timp în care aceste servicii au fost prestate, modalitatea de interacțiune cu serviciile, preferințele manifestate precum și setările alese în legătură cu serviciile.
• eContabilul poate utiliza cookie-uri, pixel tags precum și alte tehnologii având funcții similare care permit crearea și menținerea unei identificării unice. eContabilul poate colecta informații privind dispozitivele prin care sunt accesate serviciile precum sistemele de operare și versiuni ale acestora, software, hardware, nume de fișiere și versiuni, date de identificare a dispozitivelor (adresa IP) etc.

Totodată, vom mai putea folosi datele dvs. cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR) pentru scopul de a ne îndeplini oricare alte obligații care ne revin potrivit legislației aplicabile sau dacă vom considera necesar în vederea constatării, exercitării sau apărării drepturilor noastre. Uneori este posibil să utilizăm datele puse la dispoziție în scop statistic, dar numai după ce acestea au fost anterior anonimizate.

Vom prelucra astfel de date numai în măsura necesară pentru executarea contractului nostru de servicii, în baza interesului nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR) de a duce la îndeplinire mandatul încredințat de clientul nostru.

De asemenea, în baza temeiului de interes legitim și comun, eContabilul poate solicita testimoniale din partea clienților și partenerilor, mai exact informații ce pot fi scrise și semnate cu nume, prenume, funcție, loc de muncă, pot fi însoțite sau nu de fotografia persoanei vizate de acest testimonial, fotografie ce poate apărea pe website-ul și / sau pe rețelele de socializare și pe platformele pe care eContabilul are cont, iar după caz, poate cuprinde chiar și materiale audio sau video, în care apar vocea și imaginea acestei persoane. Testimonialele pot fi utilizate de către eContabilul în scopul serviciilor de reclamă, marketing și publicitate, prin publicarea pe website, dar și prin distribuirea acestora pe alte canale de promovare, terțe sau partenere. eContabilul va prelucra aceste date cu acordul în prealabil a tuturor persoanelor implicate.

În vederea comunicării cu dumneavoastră, dacă ne contactați și nu suntem într-o relației contractuală sau în vreuna dintre ipotezele de mai sus

Dacă doriți să luați legătura cu noi, fie prin corespondența la telefon sau pe e-mail, fie prin completarea formularului din pagina de Contact de pe website sau chatul integrat și nu suntem într-o relației contractuală sau în vreuna dintre ipotezele de mai sus, informațiile pe care ni le furnizați pot include numele, adresa de e-mail și numărul de telefon, compania, precum și alte informații, după caz și, de asemenea, pot fi folosite pentru a te contacta în legătură cu subiectul solicitat. Pentru un astfel de scop, temeiul juridic pentru prelucrarea acestor date este interesul nostru legitim. Datele trimise prin formularele de pe site nu se stochează în baza de date a site-ului public: ele ajung, prin conexiune criptată, în sistemul nostru de administrare a relației cu clienții, găzduit pe serverul nostru din România. Detaliile se află mai jos, la secțiunea „Formularele de pe site".

În cazul în care vă exercitați drepturile dumneavoastră potrivit GDPR

Atunci când vă exercitați drepturile conferite de GDPR, în calitate de persoană vizată, este necesar să prelucrăm datele dumneavoastră (nume, prenume, imagine, alte date înscrise în actul dumneavoastră de identitate, alte date pe care alegeți să ni le comunicați) pentru a putea gestiona solicitările dumneavoastră pe baza GDPR. În acest caz, temeiul folosirii datelor dumneavoastră este obligația noastră legală (art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR).

În vederea constatării, exercitării și apărării drepturilor noastre

Avem un interes general de a ne constata, exercita și apăra drepturile noastre și considerăm că este rezonabil să invocăm anumite documente și informații în acest scop, inclusiv când ele includ date cu caracter personal ale dumneavoastră. Vom face acest lucru respectând întotdeauna obligațiile noastre statutare de confidențialitate și vom căuta să limităm datele pe care le folosim la cele strict necesare în acest scop. Temeiul de prelucrare a datelor dumneavoastră în acest caz este interesul nostru legitim (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR).

Formularele de pe site

Site-ul econtabilul.ro are două formulare care colectează date cu caracter personal. Mai jos găsiți, pentru fiecare, ce date vă cerem, în ce scop, pe ce temei și ce se întâmplă dacă nu le completați.

Formularul de contact

Sunt obligatorii numele și numărul de telefon. Sunt opționale adresa de email și mesajul. Scopul este să vă putem răspunde și să vă contactăm în legătură cu subiectul pe care l-ați ridicat. Temeiul este efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract, dacă solicitarea privește serviciile noastre (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR), respectiv interesul nostru legitim de a răspunde persoanelor care ne scriu în alte situații (art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR). Dacă nu completați câmpurile obligatorii, formularul nu poate fi trimis și nu avem cum să luăm legătura cu dumneavoastră.

Formularul de ofertă

Vă întrebăm cum vă numiți, dacă aveți deja o firmă, care este CUI-ul firmei, cum stați acum cu contabilitatea, ce pachet vă interesează, numărul de telefon și adresa de email. Ultima întrebare, despre orice detaliu suplimentar, este opțională și este marcată ca atare în formular. Scopul este pregătirea și transmiterea ofertei. Temeiul este efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră în vederea încheierii unui contract (art. 6 alin. 1 lit. b) GDPR). Dacă nu parcurgeți pașii obligatorii, nu putem pregăti și transmite oferta.

Cu CUI-ul introdus interogăm serviciul public al ANAF, ca să vă arătăm denumirea firmei și starea de TVA. Către ANAF trimitem numai CUI-ul, nu și datele dumneavoastră de contact. CUI-ul unui SRL privește, de regulă, persoana juridică, nu o persoană fizică; datele persoanelor fizice care apar în răspunsuri sau în jurnalele tehnice ale site-ului sunt tratate separat, potrivit acestei politici.

Datele din ambele formulare ajung în sistemul nostru de administrare a relației cu clienții, găzduit pe serverul nostru din România. La ele au acces tehnic persoanele care administrează infrastructura, în condițiile descrise la secțiunea privind divulgarea către terți.

Trimiterea formularelor funcționează și dacă refuzați cookie-urile de măsurare, iar răspunsul la solicitarea dumneavoastră nu este condiționat de vreun acord pentru publicitate.

Măsurarea audienței și a reclamelor

Pe site folosim instrumente de măsurare încărcate printr-un administrator de etichete (Google Tag Manager). Ele nu se încarcă înainte de alegerea dumneavoastră privind cookie-urile și nu se încarcă dacă refuzați. Inventarul cookie-urilor, cu furnizorii, scopurile și duratele lor, se află în politica de cookies.

• Google Analytics 4 — statistici de audiență: paginile vizitate, interacțiunile de pe site, sursa vizitei, date tehnice despre dispozitiv și browser și identificatori din cookie-uri. Destinatar: Google (Google Ireland Limited, respectiv Google LLC, în funcție de serviciu).
• Google Ads — atribuirea clicurilor pe reclamele noastre, ca să știm care reclamă a adus vizita. Date: identificatorul clicului publicitar și parametrii de campanie, alături de evenimentul măsurat. Destinatar: Google.
• Meta (Facebook) pixel — măsurarea campaniilor noastre de pe platformele Meta. Date: vizitarea paginii, respectiv vizualizarea unui conținut, și identificatori din cookie-uri. Destinatar: Meta.
• Microsoft Clarity — reconstituirea interacțiunii cu paginile și hărți de clic, ca să vedem unde se împotmolesc oamenii. Aceste date nu sunt anonime: sunt date pseudonime, legate de identificatori proprii instrumentului. Destinatar: Microsoft.

Temeiul acestor prelucrări este consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a) GDPR), exprimat prin bannerul de cookies. Îl puteți retrage oricând, din „Preferințe cookies" în subsolul paginii, fără ca accesul la site sau la serviciile noastre să fie afectat.

Ce înseamnă refuzul: nu încărcăm instrumentele de măsurare opționale și nu scriem cookie-urile lor. Refuzul nu înseamnă că nu prelucrăm nicio dată — formularele pe care le trimiteți, securitatea site-ului și funcționarea lui tehnică presupun în continuare prelucrările descrise în această politică.

Transferuri în afara Uniunii Europene: acești furnizori pot prelucra datele și în afara Spațiului Economic European, în special în Statele Unite. Mecanismele de transfer și garanțiile aplicabile fiecărui furnizor sunt indicate înpolitica de cookies.

Păstrarea: datele de măsurare se păstrează pe duratele configurate în conturile noastre la acești furnizori și pe duratele cookie-urilor folosite. Ele sunt indicate înpolitica de cookies și le actualizăm acolo când configurația se schimbă.

Divulgarea datelor cu caracter personal către terți

Te rugăm să ai în vedere faptul că este posibil ca, în anumite circumstanțe legale, să avem obligația de divulga datele tale cu caracter personal către alte companii.

Transmiterea de date personale către terți are loc în baza unui angajament de confidențialitate din partea acestora și o asumare a asigurării protecției datelor.

Nu vindem și nu închiriem către terțe persoane / părți datele cu caracter personal oferite de tine. Transferarea către terțe persoane a datelor se va realiza doar în mod excepțional. Astfel, în cazul unor circumstanțe limitate, este posibil să transmitem datele personale pe care ni le furnizați către companii afiliate și/sau către alți parteneri și colaboratori cu care avem stabilite raporturi contractuale în vederea desfășurării activităților noastre și a îndeplinirii obligațiilor legale care ne revin, cum ar fi: furnizorii de servicii informatice, de servicii de contabilitate, de servicii juridice, de servicii de marketing, de servicii de curierat, de servicii de internet și telefonie mobilă sau specialiști în domeniul de activitate în care activăm, pe care îi contractăm pe a-ți oferi o calitate cât mai bună a serviciilor noastre, precum și alți asemenea furnizori.

Transmiterea datelor către terțe persoane are loc sub rezerva asumării de către acestea a clauzelor de confidențialitate pe care le stabilim.

Pentru claritate: datele nu rămân, în sens tehnic, exclusiv la noi. Site-ul și sistemele noastre sunt găzduite pe infrastructură administrată de furnizori, iar persoanele care o administrează pot avea acces tehnic la datele stocate, pe bază de contract și de obligații de confidențialitate. În plus, dacă acceptați cookie-urile de măsurare, furnizorii indicați la secțiunea „Măsurarea audienței și a reclamelor" primesc datele descrise acolo. Orice altă transmitere are loc numai în condițiile prezentei politici.

Website-ul www.econtabilul.ro poate conține, la un moment dat, link-uri de acces către alte site-uri ale căror politici de prelucrare a datelor pot fi diferite de cele ale companiei. Vă rugăm să aveți în vedere și să consultați politicile de confidențialitate ale celorlalte site-uri, eContabilul neasumându-și responsabilitatea cu privire la informațiile trimise sau colectate de către aceste terțe părți.

Solicităm acestor terțe părți să utilizeze informațiile personale pe care le transferăm către acestea numai în scopul pentru care au fost transferate și să nu le păstreze mai mult decât este necesar pentru îndeplinirea scopului respectiv.

Retenția datelor

Păstrăm datele atât timp cât este necesar pentru scopul în care le-am colectat, apoi le ștergem sau le anonimizăm. Concret:

• Alegerea dumneavoastră privind cookie-urile se păstrează 182 de zile, în cookie-ul nostru ec-consent, la fel pentru accept și pentru refuz. După acest termen vă întrebăm din nou.
• Datele din formulare se păstrează cât timp discuția comercială este activă și o perioadă limitată după aceea, cât să putem relua legătura la cererea dumneavoastră; dacă nu se ajunge la un contract, le ștergem sau le anonimizăm.
• Datele clienților și documentele obligatorii se păstrează pe durata contractului, iar după încetarea lui pe termenele impuse de legislația fiscală și contabilă aplicabilă fiecărui document.
• Datele de măsurare se păstrează pe duratele configurate la furnizorii indicați mai sus, prezentate în politica de cookies.
• Corespondența și documentele necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept se păstrează până la împlinirea termenelor legale aplicabile.

Revizuim periodic baza noastră de date, astfel încât să nu stocăm date care nu mai sunt necesare scopurilor pentru care au fost colectate.

Drepturile dumneavoastră în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal

În calitate de persoană vizată conform GDPR, dumneavoastră aveți dreptul de acces și de informare cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de către noi, proveniența și destinatarii acestor date, durata stocării și scopul de prelucrare a datelor.

În cazul în care prelucrăm date cu caracter personal inexacte sau incomplete, dumneavoastră aveți dreptul de a rectifica sau completa aceste date.

De asemenea, ne puteți solicita să ștergem datele dumneavoastră care sunt prelucrate fără drept. Vă veți putea exercita acest drept în anumite situații prevăzute în GDPR; în cazul în care, la exercitarea acestui drept de către dumneavoastră, vom considera că putem păstra datele dvs. cu caracter personal pentru anumite scopuri, vă vom informa în acest sens în termenele legale aplicabile.

În cazul în care este neclar dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt inexacte, incomplete sau au fost prelucrate fără drept, ne puteți solicita să restricționăm prelucrarea acestor date până la rezolvarea definitivă a aspectelor ridicate de dumneavoastră.

Totodată, aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal atunci când noi prelucrăm aceste date pe baza unui interes legitim. Dacă vă exercitați dreptul de opoziție, vă rugăm să ne indicați motivele în acest sens. Dacă ne transmiteți o notificare motivată de opoziție, noi vom examina faptele și fie vom înceta sau vom ajusta operațiunile de prelucrare, fie vă vom informa despre motivele legitime și justificate pentru care este necesară continuarea prelucrării datelor.

În anumite cazuri aveți de asemenea dreptul de a primi datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de noi, într-un format care poate fi citit automat la alegerea noastră, sau de a ne indica nouă să transmitem asemenea date direct către un terț ales de dumneavoastră; nu ne vom opune transmiterii datelor către terțul ales de dumneavoastră într-o asemenea situație.

După cum am menționat anterior, atunci când prelucrăm datele dvs. pe baza consimțământului dvs. aveți dreptul de vă retrage consimțământul acordat în orice moment, fără însă ca acest lucru să afecteze prelucrările efectuate până în acel moment.

Vă puteți exercita oricare dintre drepturile menționate mai sus printr-o solicitare scrisă la oricare detaliile de contact.

Vă rugăm să ne anunțați despre orice modificare a datelor dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat.

Deși depunem toate eforturile posibile pentru a garanta protecția și integritatea datelor dumneavoastră, nu putem exclude integral apariția unor eventuale contradicții referitoare la natura utilizării datelor dumneavoastră. Dacă dumneavoastră considerați că folosim fără drept datele dumneavoastră, puteți depune o plângere direct la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal din România. Cu toate acestea sperăm că ne veți contacta mai întâi pe noi astfel în-cât împreună sa putem rezolva și elimina orice întrebări, neclarități sau alte aspecte pe care le sesizați.

Pentru a-ți exercita aceste drepturi, ne poți scrie oricând la adresa [email protected]. Vom răspunde solicitării tale în conformitate cu legislația aplicabilă.

Securitatea prelucrării datelor personale

eContabilul a adoptat măsuri tehnice și organizatorice de prelucrare a datelor, actualizate în conformitate cu cerințele GDPR, cu scopul de a proteja datele tale cu caracter personal împotriva oricăror acțiuni de acces neautorizat, utilizare necorespunzătoare sau divulgare, modificare neautorizată, distrugere sau pierdere accidentală. Cu toate aceste măsuri, având în vedere riscurile inerente la care cu toții suntem expuși, nu putem garanta o securitate absolută a informațiilor pe care ni le transmiți.

Ne instruim periodic și sistematic angajații legat de importanța protejării datelor cu caracter personal, am instituit proceduri interne în acest sens și, în plus, depunem toate eforturile pentru a ne asigura că și partenerii noștri gestionează măsuri adecvate pentru prelucrarea datelor personale care pot ajunge la ei în cadrul raporturilor noastre contractuale.

Actualizarea politicii de protecție și prelucrare a datelor cu caracter personal

Te rugăm să ai în vedere faptul că prezenta Politică de confidențialitate poate face obiectul unor modificări periodice de conținut, prin actualizarea acesteia pe website-ul www.econtabilul.ro fără a mai fi necesar să îți cerem un acord prealabil și fără vreo altă procedură de notificare individuală ori specială asupra acestora. Rămâne în sarcina ta să verifici conținutul acestei Politici ori de câte ori accesezi website-ul, pentru a te asigura că ești la curent cu ultima versiune. Te rugăm să nu continui să utilizezi website-ul, dacă nu ești de acord cu astfel de modificări.

Termenii prezentei Politici de confidențialitate se interpretează în conformitate cu legislația aplicabilă.

Detalii de contact

Pentru orice cereri, nelămuriri sau informații suplimentare în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal vă rugăm să ne contactați la oricare din următoarele date de contact:

eContabilul
Sat Giarmata Vii, com. Ghiroda, str. Parcului, nr.165/3 jud. Timiș
[email protected]

Ultima actualizare: 16.09.2026